Arxivlarni yangi hujjatlar bilan to’ldirish REJA: 1. Arxivlarni komplektlash tushunchasi. Arxivlarni yangi hujjatlar bilan to’ldirish manbalari 2. Arxivlarni yangi hujjatlari bilan to’ldirishni tashkil etish

Arxivlarni komplektlash tushunchasi. Arxivlarni yangi hujjatlar bilan to’ldirish manbalari Arxivshunoslikda «arxivlarni komplektlash» deganda ularni yangi hujjatlar bilan to’ldirish tushuniladi. Davlat arxivlari sistemali ravishda yangi hujjatlar bilan to’ldirib boriladi. Arxivlarni komplektlash tartibi qonunda, O’zR Bosh arxiv boshqarmasining nizomlarida hamda rejalarda belgilab beriladi. Idoraviy arxivlar ham doimiy tarzda yangi hujjatlar bilan to’ldiriladi. Bu arxivlarga har yili yangi hujjatlar qabul qilinadi. Idoraviy arxivlarda hujjatlar vaqtincha, ma’lum muddat davomida saqlanadi. Belgilangan muddatdan so’ng ilmiy ahamiyatga molik hujjatlar doimiy ravishda saqlash uchun davlat arxivlariga topshiriladi, qolganlari esa dalolatnoma tuzilib, yo’q qilinadi. Davlat arxivlarini komplektlash murakkab va mas’uliyatli ish bo’lib, u hujjatlar manbasini aniqlash, hujjatlarni tanlab olish va ularni davlat arxivlari shoxobchalariga taqsimlashni o’z ichiga oladi. Hujjatlar va yig’majildlarni idoraviy arxivlardan davlat arxivlariga o’tkazish ham arxivlarni komplektlash bilan bevosita bog’liqdir. Davlat arxivlarini komplektlashdan asosiy maqsad har bir arxivda uning yo’nalishiga mos keladigan hujjatlarni imkon qadar to’liqroq yig’ishdir. Bu esa hujjatlarni to’g’ri tashkil etish, ularni ilmiy-ma’lumotnoma apparatini yaratish, ulardan har tomonlama foydalanish imkoniyatini beradi. DAF hujjatlarini davlat arxivlari shoxobchalariga taqsimlash har bir arxiv fondining bo’linmasligini hamda hujjatlarni turkumlashning asosiy belgilarini inmobatga olgan holda amalga oshiriladi. Му ам м ол и савол : Д авл ат архивл арини к ом пл е к тл ашдан асосий м ақ сад ним а?

O’zR DAF hujjatlari respublika ahamiyatiga va mahalliy ahamiyatga molik bo’lgan materiallarga bo’linadi. Respublika ahamiyatiga molik hujjatlar qatoriga Turkiston general-gubernatori mahkamasi, Muvaqqat hukumatning Turkiston Komiteti, TASSR va O’zSSR MIK va XKS, O’zSSR Oliy Soveti iva Ministrlar Soveti, O’zR Prezidenti Devoni, Oliy Majlis va Vazirlar Mahkamasi, respublika vazirliklari va muassasalari fondlari markaziy ahamiyatga molik hujjatlardir. Bunday hujjatlar ularning mazmuni, yaratilish texnikasini hisobga olgan holda markaziy davlat arxivlari – O’zR MDA, O’z ITMH MDA, O’zR KFFH MDA yoki O’zR Prezidenti Devoni arxivida joylashtiriladi. Mahalliy ahamiyatga ega bo’lgan hujjatlar respublikaning ma’muriy- siyosiy tuzilishi asosida tuzilgan Qoraqalpog’iston Respublikasi MDA, viloyat davlat arxivlari va ularning filiallari hamda Toshkent shahar davlat arxiviga taqsimlanadi. Davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirishning asosiy manbalari quyidagilardir: 1. Idoraviy arxivlar; 2. Shaxsiy arxivlar; 3. Kutubxonalar va muzeylarning qo’lyozmalar bo’limlari; 4. Xorijiy mamlakatlar arxivlari va chet el fuqarolarining shaxsiy arxivlari. Ko’rsatib o’tilgan manbalar ichida eng muhimi idoraviy arxivlardir. Chunki ulardan davlat arxivlariga hujjatlar muntazam ravishda kelib turadi. Му ам м ол и савол : Д авл ат архивл арини янги ҳ у ж ж атл ар бил ан тў л диру вчи қ андай м анбал арни

Qolgan manbalardan hujjatlar ahyon-ahyonda va uncha ko’p bo’lmagan miqdorda qabul qilinadi. Turli davrlarda O’zbekistondan chetga olib ketilgan arxiv hujjatlarini qaytarish xalqaro shartnomalar asosida amalga oshiriladi. Arxivlarni yangi hujjatlar bilan to’ldirishni tashkil etish Davlat arxivlarini yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish ishiga O’zR Vazirlar Mahakamasi qoshidagi Bosh arxiv Boshqarmasi rahbarlik qiladi. Bosh Arxiv Boshqarmasi (BAB) markaziy davlat arxivlarining yo’nalishlarini belgilab, ularning fondlarida qanday mazmundagi hujjatlar saqlashni aniqlab beradi. BAB markaziy va viloyat davlat arxivlari o’rtasida hujjatlarning taqsimlanishini ta’minlaydi, ma’lum bir hujjatni bir arxivdan boshqasiga o’tkazilishiga ko’rsatma beradi. Arxivlarni yangi hujjatlar bilan to’ldirish viloyat hokimliklari arxiv bo’limlari faoliyatida ham muhim o’rin tutadi. Davlat arxivlarini muntazam ravishda yangi hujjatlar bilan to’ldirib borish maqsadida arxiv muassasalari hujjatlari davlat arxivlarida doimiy tarzda saqlanishi zarur bo’lgan tashkilotlar va muassasalarning ro’yxatini tuzadilar. Bunday ro’yxatlar O’zR Vazirlar Mahkamasi hamda viloyat va shahar hokimliklari bilan kelishilgan holda tuziladi. Arxiv bo’limlari arxivlarga hujjatlarni o’z vaqtida qabul qilinishini nazorat qilishlari kerak. Ular hujjatlar tarkibining to’liqligiga alohida e’tibor berishlari lozim. Bosh arxiv boshqarmasi va viloyat arxiv bo’limlari arxiv muassasalarining hujjatlarni fondlarga bo’lishlari va hisobini qanday yo’lga qo’yganliklarini nazorat qilishlari, yo’qolgan va nobud bo’lgan hujjatlar haqida ma’lumotga ega bo’lishlari va imkon qadar ularning o’rnini to’ldirishga harakat qilishlarilozim. Arxiv muassasalari mazkur arxiv sohasiga mos keladigan, lekin boshqa joylarda (masalan, kutubxona va muzeylarning qo’lyozmalar bo’limlarida) saqlanayotgan hujjatlar hisobini

olib borishlari zarur. Arxiv muassasalari taniqli shaxslar va arboblarning shaxsiy arxivlarida saqlanayotgan va ilmiy ahamiyatga molik bo’lgan hujjatlarni ham aniqlashlari, ularni hisobga olishlari kerak. Arxiv xodimlari bunday hujjatlarni davlat arxivlariga topshirish zarurligi haqida tushuntirish ishlarini olib borishlari lozim. Shaxsiy arxivlar hujjatlari qonunda belgilangan tartibda ikki tomonlama shartnoma asosida mulkchilik huquqi saqlangan holda davlat arxivlarida saqlanishi mumkin.